บทที่ 10 การพิชิตปัญหาและอุปสรรคในการทำงาน
อุปสรรค หมายถึง สิ่งหรือเหตุที่มาขัดขวางไม่ให้เกิดความสำเร็จ
ปัญหา หมายถึง สิ่งที่เป็นอุปสรรคต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์ เป็นสิ่งที่ขัดขวางมิให้มนุษย์ได้พบกับความต้องการของตน หรือ สิ่งที่เป็นอุปสรรค ข้อขัดข้องต่างๆ ที่เป็นเหตุให้การปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์
อุปสรรคเกิดจากอะไรบ้าง เวลาทำอะไรที่ตั้งใจมากๆ แล้วไม่ได้ผลตอบแทนแบบที่คาดหวังเอาไว้ มันเป็นเหมือนอุปสรรคชิ้นใหญ่ที่เกิดขึ้นในชีวิต มันบ่อนทำลาย มันทำให้เราท้อแท้ มันทำให้เราเบื่อและเลิกที่จะพยายาม มันทำลายทุกอย่าง ความฝันและความตั้งใจของเรา
ความขัดแย้ง(Conflict)
• ความขัดแย้งตามความหมายของราชบัณฑิตยสถาน (2538:137) หมายถึง การไม่ลงรอยกัน ซึ่งหากจะแยกพิจารณาคำว่า
• “ขัด” หมายถึง การไม่ทำตาม ฝ่าฝืน ฝืนไว้และคำว่า
• “แย้ง” หมายถึง ไม่ตรงหรือไม่ลงรอยกัน ต้านไว้ ทานไว้ ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า “การที่ทั้งสองฝ่ายจะไม่ทำตามกันแล้วยังพยายามที่จะต้านเอาไว้อีกด้วย”
ความขัดแย้งเกิดจากความคิดเห็น คำพูด หรือการกระทำที่ไม่ตรงกัน ไม่สอดคล้องกันระหว่างบุคคล 2 คนหรือมากกว่า
กระบวนการในการแก้ไขปัญหา
1. กำหนดปัญหา
2. หาสาเหตุของปัญหา
3. หาวิธีแก้ไขปัญหา
4. ตัดสินใจว่าวิธีใดดีที่สุด
5. ลงมือแก้ไข
6. ประเมินผล
ขั้นตอนในการแก้ปัญหา
ขั้นตอนที่ 1 วิเคราะห์และกำหนดรายละเอียดของปัญหา
ขั้นตอนที่ 2 วางแผนในการแก้ปัญหา
ขั้นตอนที่ 3 ดำเนินการแก้ปัญหาตามแนวทางที่วางไว้
ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้
หลักการใการแก้ไขปัญหา
วิธีการแบบแพ้ทั้งคู่ (Lose-Lose Method)
• เป็นวิธีที่ทำให้ทั้งสองฝ่ายไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ต้องการได้ทั้งหมด แต่อาจได้มาเป็นบางส่วนเท่านั้น ได้แก่ การประนีประนอม หรือการเจรจาต่อรอง (Compromise) วิธีการนี้บางครั้งอาจต้องใช้คนกลางหรือบุคคลที่สามเข้ามาไกล่เกลี่ย หรือแม้กระทั่งให้คู่กรณีส่งตัวแทนมาต่อรองกัน เป็นวิธีที่นิยมมากที่สุด
• จุดอ่อน ไม่สามารถนำไปสู่การแก้ไขสาเหตุของความขัดแย้งได้อย่างแท้จริง ความขัดแย้งอาจจะยุติเพียงชั่วคราว
วิธีการแบบแพ้-ชนะ(Lose-Win Method)
หมายถึง ต้องมีฝ่ายที่ชนะ และฝ่ายที่แพ้ โดยฝ่ายที่ชนะอาจใช้วิธี
• ใช้กำลังหรือบีบบังคับ (Forcing) โดยฝ่ายชนะมีอำนาจเหนือกว่า การใช้ข้อได้เปรียบทางฐานะของการมีอำนาจบังคับบัญชา ด้วยการสั่งให้ทำ ออกกฎระเบียบมาบังคับ วิธีนี้อาจนำไปสู่การคิดแก้แค้น
• ทำให้สถานการณ์สงบลง (Smoothing) เป็นวิธีที่ทำให้ความขัดแย้งสงบลงชั่วคราวโดยการขอร้อง วิธีนี้เป็นการแก้ปัญหาที่ปลายเหตุ
• ลดข้อขัดแย้งด้วยการหลีกเลี่ยง (Avoidance) คือถอยหนี เฉยเมย หรือไม่รับรู้ (ทั้งที่รู้) ไม่ยอมเข้าไปแก้ไขปัญหา ยืดเวลาไม่ยอมตัดสินใจ วิธีนี้ไม่ก่อให้เกิดแก้ไขปัญหา
วิธีการแบบชนะทั้งคู่ (Win-Win Method)
• เป็นวิธีการแก้ปัญหาร่วมกัน สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ได้ตามที่ต้องการและเน้นความพอใจทั้งสองฝ่าย ซึ่งกระทำได้ยากและต้องใช้เวลามาก วิธีที่นิยมใช้ คือ การแก้ไขปัญหาร่วมกัน (Integrative problem solving) ในลักษณะเผชิญหน้าซึ่งกันและกัน ระหว่างกลุ่มที่กำลังมีข้อขัดแย้งเกิดขึ้น
• วิธีนี้ใช้เพื่อจุดหมายในการแก้ปัญหาได้ดีที่สุด
อุปสรรคที่ทำให้การสื่อความหมายล้มเหลว
• ข้อมูลข่าวสารมากเกินความจำเป็น
• ได้ข่าวสารไม่ครบสมบูรณ์ ทำให้สื่อความหมายผิดๆ
• บันทึกว่าที่ตนเห็นคือความจริง
• ด่วนสรุปข่าวสารเร็วเกินไป
• ใช้ภาษาที่เข้าใจยาก
แนวทางปฏิบัติ เพื่อบริหารเวลาในการทำงานของตนเอง
• สำรวจ ตรวจสอบ รวบรวม งานที่จะต้องทำทั้งหมดว่ามีอะไรบ้าง
• จัดลำดับงานทั้งหมดตามความเร่งด่วน
• จดบันทึกงานที่จะต้องทำในสมุด Planner
• กำหนดวันเวลาที่จะต้องทำให้สำเร็จ
• ปรับปรุงตนเอง จดสรรเวลาใหม่
อุปสรรคในการบริหารเวลา
1.ไม่สามารถทำตามตารางเวลาที่กำหนดไว้
2. ผลัดวันประกันพรุ่ง ไม่เริ่มต้นสักที
3. คิดว่าการบริหารเวลาเป็นเรื่องยุ่งยาก
4. ไม่มีจุดมุ่งหมายในการทำงาน
5. ชอบเก็บงานไว้ทำคนเดียว ไม่กระจายงาน
เทคนิคในการบริหารเวลา
• ไปถึงที่ทำงานก่อนเวลา จะได้สามารถใช้เวลานั้นเพื่อคิดวางแผน หรือทำงานที่ต้องใช้สมาธิได้
• หาที่ปราศจากการบกวน โดยงดรับโทรศัพท์ ปิดห้องทำงาน เพื่อได้ทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี
• เขียนสิ่งที่ต้องทำในบันทึก พร้อมจัดสรรเวลาและจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมไปได้ด้วย พร้อมกับระบุวันเวลา ในลงบันทึก เพื่อจัดการงานแต่ละชิ้นออกไป
• จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ ในตอนเย็น ถ้าโต๊ะสะอาดจะช่วยให้การทำงานในตอนเช้าง่ายขึ้น
• แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ โดยจัดเป็นกิจกรรมย่อยๆ ที่สามารถจัดการได้สะดวก และใช้เวลาไม่นานนักในแต่ละกิจกรรม จะทำงานให้สำเร็จไปได้ในแต่ละช่วง
• เริ่มลงมือทำทันที อย่ามัวรีรอในการทำกิจกรรมต่างๆ รีบตัดสินใจทำทันที แล้วค่อยเพิ่มเติมทีหลัง จะให้งานเสร็จเร็วขึ้น
• พิจารณาใช้เทคโนโลยีช่วย การเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นเป็นหลายเท่า เช่นโทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ บัตรเครดิต
• เตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นไว้ใกล้มือ เช่นโทรศัพท์ คลิบหนีบกระดาษ สมุดโน้ต กรรไกร ปากกา ยางลบ เทปใส ตะกร้าขยะ ซองจดหมาย
• ใช้หูแทนตาเพื่อประหยัดเวลา เช่นฟังวิทยุแทนดูโทรทัศน์
• ใช้เวลารอคอยให้เกิดประโยชน์ ถ้าต้องรอคอยอะไรซักอย่างหนึ่ง ต้องหากิจกรรมสำรองที่ง่ายๆ ไปด้วย จะได้ไม่มีความกระวนกระวายใจ ในการรอคอย และยังได้งานเพิ่มขึ้นอีก
• ประหยัดเวลาในการจับจ่าย โดยการซื้อของเป็นจำนวนมาก ไม่ตองไปซื้อบ่อย ซื้อของเวลาที่คนไม่มาก
• การมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี ช่วยให้ประหยัดเวลาได้ ทั้งในด้านการช่วยเหลือเกื้อกูล และ การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาด้วยมิตรภาพที่ดี การสื่อสารที่ชัดเจน นุ่มนวล และช่วยให้ได้รับความร่วมมือช่วยเหลือด้วยดี และประหยัดเวลาทำงาน
• ใช้เวลาปลีกย่อยให้เป็นประโยชน์ ใช้เวลา 10 นาที หรือ 15 นาที ให้เกิดประโยชน์ โดยเฉพาะเวลาที่ต้องคอยอะไรสักอย่างใช้ให้คุ้มค่า อย่างทิ้งไป
• ใช้เวลาของแต่ละวันให้เต็มที่ สมเหตุสมผล มีประโยชน์ เช่น ฟังข่าววิทยุ หรือฝึกฟังภาษาอังกฤษขณะขับรถไปทำงาน วางแผนการใช้เวลาแต่ละช่วงให้เหมาะสม หรือทำงานเพิ่มนอกเหนือจากที่จัดระเบียบไว้ในแต่ละวันแล้วจะได้งานอื่นๆ เพิ่มอีกด้วย
• ทำงานด้วยความสบายใจ ความสุขและความสนุกสนานเป็นการเสริมสร้างพลังจิตใจให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ จิตใจที่สบายเป็นทุนของประสิทธิภาพการทำงาน
• ในการทำงาน ควรกำหนดเวลาในการพักผ่อนไปด้วย หรือเปลี่ยนงานซึ่งมีลักษณะไม่เหมือนกัน จะช่วยให้ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ทำงานสองสิ่งในเวลาเดียวกัน ถึงแม้โบราณจะสอนว่า ทำงานสิ่งใด ก็ให้ตั้งใจทำงานในสิ่งนั้น มิเช่นนั้นจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพต่ำลง แต่การตั้งใจทำงานนับเป็นสิ่งที่ดี ถ้าเราสามารถตั้งใจทำงานควบคู่กันได้
• การเพิ่มพูนความรู้และข้อมูลข่าวสารต่างๆ อ่านหนังสือให้ได้ผลโดยเพิ่มเวลาอ่านหนังสือให้มากขึ้น อ่านทุกวันและสม่ำเสมอ เลือกหนังสือที่จะอ่านด้วยความระมัดระวัง มีประโยชน์ และมีคุณค่า ตลอดจนเพิ่มความเร็วของการอ่าน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น